Datenschutzerklärung

Server-Log-Dateien

Der Provider der Website erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dazu gehören unter anderem: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und die IP-Adresse.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung, Optimierung und Sicherheit unserer Website.

Testzugang anfragen (Kontaktformular)

Wenn Sie über das Formular auf unserer Website einen Testzugang anfragen, speichern wir Ihre Angaben aus dem Anfrageformular zur Bearbeitung der Anfrage. Dazu gehören Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Fuhrparkgröße, Start-Präferenz sowie optionale Textangaben. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

Um zu verstehen, über welche Website-Seite und Quelle eine Anfrage bei uns eingegangen ist, speichern wir beim ersten Seitenaufruf einer Browsersitzung begrenzte Attributionsdaten im sessionStorage des Browsers. Erfasst werden der erste Seitenpfad ohne Suchparameter, die Referrer-Domain ohne vollständige URL sowie – sofern vorhanden – die Parameter utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term und utm_content. Beim Absenden ergänzen wir den Seitenpfad des Formulars. Die Attribution enthält keine zusätzlich clientseitig erfasste IP-Adresse und keine Gerätekennung.

Die Angaben werden nur mit einer tatsächlich abgesendeten Anfrage an uns übertragen und dienen der begrenzten Auswertung unserer eigenen Marketingseiten. Wir erstellen daraus kein seitenübergreifendes Nutzungsprofil und setzen hierfür weder Analyse-Cookies noch externe Analysedienste ein. Serverseitig gespeicherte Attributionsfelder werden nach 90 Tagen geleert; die zur Bearbeitung der Anfrage erforderlichen Kontaktdaten bleiben davon unberührt.

Cloudflare Turnstile (Spam-Schutz)

Wir nutzen Cloudflare Turnstile der Cloudflare Inc. (USA), um Formular-Eingaben vor Spam und automatisierten Bots zu schützen. Zur Erfüllung dieser Funktion wertet Turnstile verschiedene technische Informationen aus, zum Beispiel IP-Adresse, Verweildauer auf der Website oder vom Nutzer getätigte Interaktionen. Die bei der Analyse erfassten Daten werden an Cloudflare weitergeleitet.

Die Speicherung und Analyse dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse daran, seine Webangebote und Formulare vor missbräuchlicher automatisierter Ausspähung und vor Spam zu schützen. Die Cloudflare Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.

Benutzerkonten und Authentifizierung

Zur Nutzung des Web-Dashboards und der Mobile App ist ein Benutzerkonto erforderlich. Wir verarbeiten hierfür Benutzernamen, E-Mail-Adressen, Rollen wie Administration, Disposition, Werkstatt oder Fahrpersonal sowie Passwort-Hashes. Die Speicherung von Passwörtern erfolgt niemals im Klartext, sondern durch moderne kryptografische Hashing-Verfahren mit individuellem Salt.

Zur Aufrechterhaltung der Sitzung in App und Web verwenden wir zustandslose JWT (JSON Web Tokens). Wir setzen keine zu Werbezwecken nutzbaren Tracking-Cookies ein. Die Zugangstokens werden verschlüsselt im sicheren lokalen Speicher Ihres Endgeräts abgelegt.

Nachweis der Vertragsannahme (AGB / AVV)

Wenn ein zeichnungsberechtigter Vertreter des Kunden bei der Registrierung oder bei einer späteren Aktualisierung die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) akzeptiert, protokollieren wir diese Zustimmung nachvollziehbar. Gespeichert werden Zeitpunkt, akzeptierte Dokumentversion, Identität der zustimmenden Person (Name/E-Mail) sowie – als technischer Echtheitsnachweis – die IP-Adresse und die Browser-Kennung (User-Agent).

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung bzw. Anbahnung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem beweiskräftigen Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Nachweise werden für die Dauer der Vertragsbeziehung und darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert.

Zugriffsrechte der Mobile App (iOS / Android)

Um die Kernfunktionen der Ordo App bereitzustellen, fordert die App Zugriffsrechte auf bestimmte Gerätefunktionen an:

• Kamera: Der Zugriff auf die Kamera erfolgt ausschließlich lokal und nur dann, wenn der Nutzer aktiv ein Foto eines Schadens oder Mangels zur Dokumentation in einem Bericht aufnimmt.
• Push-Benachrichtigungen: Um Werkstätten und Disposition über Statusänderungen und kritische Mängel zu informieren, nutzen wir den Apple Push Notification Service (APNs) für iOS und Firebase Cloud Messaging (FCM) für Android. Hierfür wird ein gerätespezifisches, pseudonymisiertes Token auf unseren Servern gespeichert. Nutzer können Benachrichtigungen jederzeit in den Systemeinstellungen ihres Geräts verwalten oder abschalten.

Hosting, Datensicherheit und Archivierung

Unsere Plattform und Datenbanken werden bei ISO-zertifizierten Hosting-Anbietern innerhalb der Europäischen Union betrieben. Die Daten verschiedener Unternehmen werden durch eine technische Mandantentrennung voneinander getrennt.

Abgeschlossene PDF-Berichte werden mit SHA-256-Prüfsummen versehen und im regulären Betrieb durch IONOS Governance Object Lock vor Veränderung und Löschung geschützt. Die im Bericht enthaltenen Prüfwerte ermöglichen eine nachträgliche Integritätsprüfung des Dokuments und der beim Abschluss erfassten Daten. Fotos und Anhänge liegen getrennt im versionierten Media-Speicher und sind nicht durch Object Lock geschützt.

Zudem setzen wir Soft-Delete-Verfahren ein: Datensätze werden bei Löschung logisch als archiviert markiert, um gesetzliche Audit-Trails der Auftraggeber nicht zu beschädigen.